El Archivo Gráfico de la Agencia EFE. Transición de un sistema manual a un sistema digitalizado: un análisis de la imagen.

Paloma Rupérez Rubio
efedata@efe.es

Resumen

Se presenta la evolución histórica y organización actual del archivo, basada en una triple clasificación -biográfica, temática e histórica-. Se analizan los flujos informativos de imágenes, tanto de entrada, como de salida y de peticiones, planteándose asimismo los problemas que conlleva un sistema de archivo manual y la falta de espacio fÌsico. La autora comenta el proceso de mecanización del archivo gráfico, la segunda fase de automatización y alude en fin a la mecanización global del fondo histórico de EFE.

Historia del archivo

El Archivo fotográfico de EFE, comenzó junto con la Agencia EFE, en Enero de 1939 en Burgos, cubriendo los acontecimientos de la Guerra Civil española con corresponsales gráficos propios.

Hacia los años 60, EFE establece contratos con las más importantes agencias de información europeas y americanas, incluyendo en su fondo gráfico fotos de carácter internacional.

Se organiza también en esta época la red de 700 corresponsales gráficos que cubren informativamente toda España.

Desde los años 70, el Archivo Gráfico de EFE, intercambia información gráfica con diversas agencias internacionales: Associated Press, EPU, European Press Photo Union, Sipa.

En 1985, el valor documental, histórico y económico del archivo fue tasado en más de 300 millones.

Actualmente, el volumen del material gráfico de EFE archivado durante 58 años se aproxima a los 13 millones de documentos, incluyendo tanto negativos, -placas de cristal y de plástico, negativos de 35 mm. y 6 x 8-, como diapositivas y positivos en blanco y negro y color.

Todo el material se conserva en el archivo, tanto el procedente del servicio de red o de agencias, como el propio de EFE. No se elimina ninguna fotografía, aunque debido a problemas de espacio se han reducido las copias, que se han sustituido por los contactos de los negativos correspondientes a cada información .

Organización actual del archivo

Los criterios de clasificación corresponden, en líneas generales, a los seguidos en los archivos de los medios de comunicación. Esta clasificación continuamente sufre procesos de racionalización y de actualización, aunque debido al gran volumen del fondo documental y a la necesidad de dar cabida a nuevos temas y clasificaciones siempre es una tarea pendiente.

Las fotos y diapositivas se agrupan por temas en distintos sobres, que a su vez de guardan en archivadores y todo este material en armarios compactos metálicos deslizables mediante carriles.

La documentación vinculada al material (pié de foto, referencia correspondiente al negativo ) se informa en el dorso de cada positivo y en el marco de la diapositiva.

Los negativos se conservan en sobres numerados, clasificados por series del 1 al 100.000. Tanto los negativos como las diapositivas están almacenados en una zona aparte y climatizada.

El fondo documental se segmenta en tres grandes partes claramente diferenciadas y cada una de ellas con un sistema propio de clasificación.

Clasificación Biográfica

En este bloque se incluye el material sobre personalidades nacionales y extranjeras, en el que está claramente expresado un protagonismo individual.

Para el acceso a esta sección se dispone de dos ficheros manuales con la misma estructura. Uno se utiliza para el material en blanco y negro y otro para el de color. Ambos están ordenados alfabéticamente por el apellido del personaje. En cada ficha, se especifican además un número de referencia, a través del cual se localiza espacialmente el sobre con las fotos. En algunas fichas biográficas están reproducidos los criterios de clasificación bajo el que están ordenadas las fotos en sus sobres.

Actualmente, parte de estos índices biográficos están informatizados, lo que nos ha permitido obviar la necesidad de la división entre blanco y negro y color y la consulta se soluciona de manera única.

Clasificación temática

Este bloque se subdivide a su vez en tres grandes áreas: Países,- política, economía, cultura, sanidad, sucesos- Temas Generales, -ciencia, geografía, sociedad, técnica- y Deportes.

Los índices temáticos siguen una clasificación alfabético-jerárquica, ligada a una numeración que es la clave para el ordenamiento espacial del material.

El mantenimiento de esta clasificación plantea serios problemas debido a que la estructura básica de los índices es obsoleta y además, el hecho de que sea numérica al tiempo que alfabética, dificulta la incorporación de nuevos términos.

Clasificación histórica

En esta parte se incluye el material referente a la Primera y Segunda Guerra Mundial, La Guerra chino japonesa y la Guerra Civil española.

El sistema de clasificación y archivo es idéntico al del temático, aunque el factor de estabilidad y la menor cantidad de material restan importancia al problema de mantenimiento de los índices.

Análisis de los flujos informativos de imágenes

La función esencial del archivo gráfico de la agencia EFE es tener disponible para la consulta la totalidad de su fondo documental. Es un sistema abierto, tiene a la vez entradas y salidas de imágenes. Nunca sale del archivo ningún documento original. Todas las salidas son copias.

Flujo de entradas

El flujo de entrada de imágenes es muy importante, del orden de los 500 documentos diarios. Sin embargo no todas las imágenes recibidas tienen la misma potencialidad de ser utilizadas en el futuro y el problema del gran crecimiento de los volúmenes de archivación ha obligado a reducir el positivado de fotogramas y reemplazarlo por contactos genéricos de los acontecimientos informativos.

La complejidad del flujo de entrada se expresa en las siguientes características:

De manera general se pueden clasificar las fuentes de la siguiente manera:

Los fotógrafos de Madrid proveen

Los corresponsales proveen:

Las agencias de prensa proveen

Por otro lado, la clasificación y el almacenamiento de las imágenes recibidas dependen de su naturaleza.

Las diapositivas tienen un tratamiento más sencillo

Las copias en papel reciben:
  1. si la copia es de negativo directo:
    • un número temático
    • la referencia del negativo correspondiente
    • un pié de foto descriptor de la imagen.
  2. si la copia es de imagen digitalizada
    • un número temático
    • la referencia del negativo de reproducción
    • un pié de foto descriptor de la imagen.

Hasta hace dos años se recibían también los belinos, -positivos de telefoto- que se utilizaban para hacer un negativo de reproducción. Se ha eliminado este material y para material de trabajo provisional se utilizan reproducciones de imágenes de impresoras láser.

Los negativos reciben un número de orden simple según su momento de entrada en el archivo. Esta numeración sirve para su localización espacial y se consigna siempre en el envés del positivo correspondiente para su futura reproducción.

Flujo de salidas

Es importante insistir que en ningún caso, tanto en negativos como diapositivas, los documentos originales salen del archivo. Solamente se entrega copias de los originales.

El flujo de salidas más voluminoso es el de peticiones de clientes externos, sobre todo medios de comunicación y editoriales. Sin embargo el flujo de salidas más significativo informativamente para la agencia son las peticiones internas procedentes de la Sección de Gráfica y de Reportajes.

Análisis de las peticiones

Para analizar el flujo de salidas se hicieron varios estudios específicos sobre el contenido de las consultas , el tipo de clientes que solicitaban fotos y el análisis y contabilizacción de las imágenes que aparecían en esas publicaciones.

Un 56% de las peticiones reclamaban material en color y un 44 % en blanco y negro..

En cuanto al contenido de las peticiones, un 76 % eran de carácter biográfico y un 24 % de carácter temático.

El análisis de las fotos publicadas sobre dos tipos de clientes más habituales, publicaciones diarias y semanarios, confirmó la misma tendencia que se produce en el contenido de las consultas. Un 69 % por ciento de las fotos publicadas eran personales. Manteniéndose la tendencia a ilustrar las informaciones periodísticas de muy diverso carácter temático con imagen humana.

El estudio de la tipología de clientes dibuja el siguiente perfil: los más numerosos e importantes en cuanto a volumen de consulta y compra son los medios de comunicación. En primer lugar las publicaciones diarias, seguidos de los semanarios de información general, prensa del corazón y prensa "femenina", con menos relevancia aparecen las cadenas de televisión, el mundo editorial y la administración.

Problemas del sistema de archivo manual

El sistema de clasificación decimal

El sistema de clasificación manual actualmente en uso es un sistema decimal. Cada tema, subtema está definido por un número de acceso que permite localizar el sobre donde se encuentra las fotografías relativas al tema.

Las actuales divisiones de temas y estructuras del sistema de clasificación presenta problemas en cuanto a la claridad de los documentos que agrupan. En realidad sería más preciso hablar de índices y no de thesaurus, ya que este sistema está en continua evolución.

Se añade una numeración cuando se quiere crear un nuevo tema, lo que hace problemático mantener por otra parte el orden alfabético: ambas exigencias se logran artificialmente abriendo números vacíos, sin tema asociado, en previsión de una utilización futura.

En ocasiones se subdesarrolla un número cuando hay demasiadas fotos bajo una misma clasificación o se necesita pormenorizar más esta clasificación.

El resultado es la falta de homogeneidad en el sistema de clasificación. La reorganización constante de temas que se lleva a cabo nunca llega a estar al día de las necesidades que se van planteando porque es trabajo que hay que compaginar con la archivación diaria del material que entra en el archivo y con la atención a las peticiones internas y externas.

Recuperación de documentos

En primer lugar la formulación de las peticiones y consultas suele presentarse de manera ambigua y deficiente. En ocasiones los errores ortográficos en la escritura de un apellido hacen imposible la localización del material o la recuperación completamente equivocada.

Actualmente se utilizan impresos que analizan inicialmente las características de la consulta, aspecto que facilita la búsqueda del material.

Por otra parte y reconocida la dificultad de la clasificación de los documentos diarios, esta se corresponde exactamente con la posible dificultad en la recuperación. Con el sistema actual una foto sólo puede estar clasificada bajo un tema a no ser que la foto se duplique físicamente para introducirla en otro sobre, práctica que se realiza en algunos casos, como el de las fotos en las que se contempla a varias personas relevantes en un acontecimiento informativo importante pero que en general se intenta evitar por problemas del volumen general de archivación.

En realidad, la foto ni se describe ni se documenta. Su clasificación es una vía de acceso único a un emplazamiento físico concreto. En consecuencia la búsqueda de una foto puede llegar a ser una labor muy difícil y costosa. Se cuenta no obstante con un nivel homogéneo de conocimiento sobre el sistema de clasificación por parte del personas del Archivo Gráfico y con un nivel de familiarización alto con las características del fondo documental.

Se puede decir que es la inteligencia acumulada por la experiencia de aquellas personas la que sustituye a la relativa pobreza del sistema de acceso a los documentos. Sin embargo esta situación tiene un límite.

En los últimos años el volumen de información a clasificar ha aumentado considerablemente y también la cantidad de consultas. Cualquier movimiento en el personal que trabaja en el Archivo Gráfico podría ser un problema difícil de solucionar por la dificultad de transmisión de los conocimientos y experiencia adquiridos.

Falta de espacio físico

El Archivo Gráfico de la Agencia Efe está emplazado en una gran nave, en la planta baja del edificio. Cuenta con unos armarios metálicos deslizantes de una altura considerable, que anteriormente fueron utilizados por dependencias del Ministerio de Hacienda. Diseñado para una archivación duradera presenta graves inconvenientes para un archivo vivo y en constante movimiento. A pesar de unas dimensiones visualmente faraónicas en estos 20 años el crecimiento de la producción gráfica ha ocupado hasta los espacios mas inaccesibles, lo que obliga a mover pesados archivadores llenos de fotos, en las estanterías más altas a las que se llega obligadamente con escaleras. Y no hay posibilidad de ampliar ese espacio.

Se han descartado otro tipo de soluciones como la destrucción de parte del material archivado por el carácter de conjunto cultural, de memoria del pasado que ha adquirido.

No parece viable tampoco limitar la entrada de material con un criterio selectivo de temas que dejarían incompletos líneas de conservación de ciertos temas mantenidas durante otras épocas.

Y también sería imposible la eliminación de todas las copias en papel de las fotos blanco y negro y color, que es la parte del fondo documental que más lugar ocupa por la casi imposibilidad de seleccionar fotografías a partir de los negativos.

Manejar, por otra parte, una archivo gráfico de estas características solamente a través de las películas de los negativos, sería prácticamente imposible: habría que clasificar los negativos y en algunos casos cortar tiras de negativos en fotogramas únicos lo que aumentaría la dificultad de manipulación.

Creación de una fototeca.

A partir de los años 90 se empieza a plantear la posibilidad de mecanizar el Archivo Gráfico de la Agencia EFE. En estos años ya se había desarrollado completamente la informatización de la documentación escrita y parecía un paso necesario y al mismo tiempo inevitable. La transmisión de la información gráfica pasaba de realizarse de manera analógica a sistemas digitales, más rápidos y más precisos. Sin embargo los progresos en los sistemas de obtención de imágenes y de transmisión de fotografías, incluso a través de satélites, no vio paralelamente desarrollados procedimientos de almacenamiento permanentes de imágenes, exigiendo capacidades excesivas para la conservación de las fotografías.

Por otra parte, las máquinas de fotos cada vez más perfectas, en los sistemas mecánicos y ópticos ponía a los archivos gráficos en la situación paradójica de que cada mejora en la obtención y difusión de la fotografía aumentaba la crisis y ponía en evidencia los arcaísmos de los sistemas tradicionales de archivación.

Paralelamente aumenta el peso informativo de la imagen. En los periódicos diarios se perfecciona la reproducción de fotos y los semanarios de todo tipo de contenidos enfatizan la utilización de la ilustración para acompañar cualquier información.

La imagen de tipo informativo se utiliza en medios que jamás habrían pensado en ella: las editoriales ilustran copiosamente las enciclopedias, la producción de divulgación, los libros de texto. Además la fotografía adquiere un peso considerable en la publicidad, en manifestaciones culturales como las exposiciones para rememorar tiempos pasados o para la recuperación de la memoria de costumbres y modas.

La consulta sobre los fondos gráficos no sólo aumenta sino que se hace cada vez más compleja. Las peticiones sobre fotografías no se limitan a la recuperación de la imagen de un escritor o de un acontecimiento informativo concreto, sino que expresan consultas transversales que no respondían ni a criterios tradicionalmente temáticos, ni biográficos, ni cronológicos, ni institucionales, que habían sido los criterios de clasificación más extendidos en los últimos años.

Se empieza a percibir que ya no es suficiente los sistemas conocidos de clasificación, que en el caso de la información cubría aspectos de la vida humana muy previsibles. Sino que el interés en muchos caso se fijaba en la propia expresividad y contenidos gráficos de la imagen.

De manera que la propia crisis de crecimiento de la producción gráfica de los medios de comunicación, los avances tecnológicos en la digitalización y transmisión de la imagen , y las nuevas exigencias en el "consumo" de la fotografía, configuran el proceso de reflexión hacia la informatización de los fondos gráficos.

Mecanización del archivo gráfico de la Agencia EFE

El proceso de mecanización del Archivo Gráfico va a suponer tres modificaciones fundamentales:
  1. El cambio de soporte físico para la imagen y la unificación de este soporte físico, en el caso de las copias de papel de las fotografías en blanco y negro y color que se conservan actualmente en papel y película -negativo-. Estas imágenes se conservarán digitalizadas en soportes ópticos.
  2. La entrada de material al archivo gráfico se producirá de manera automática a partir de la recepción de los ordenadores de la Sección Gráfica. En una misma pantalla aparecerá la foto que puede ser conservada en el fondo documental, acompañada de una ficha de análisis para su clasificación y descripción.
  3. El proceso de consulta y recuperación sobre los fondos del archivo que actualmente se realiza sobre un complejo sistema manual de repertorios alfabéticos de nombres de personas y de índices temáticos, se realizará de manera automática sobre una base de datos que además de otros campos documentales, recogerá, en soporte informático, el pie de foto de cada imagen.
  4. La visualización de la consulta sobre el fondo documental será posible en pantalla, después de realizar una consulta sobre la base de datos. Sobre la misma pantalla se podrá realizar la selección de la imagen que interese.
  5. Finalmente, una impresora conectada al ordenador facilitará la reproducción de la imagen seleccionada.

Tanto la consulta a la base de datos, como la visualización de imágenes se podrá realizar de manera remota y si el abonado que realiza esa consulta dispone de autorización y recursos técnicos podrá realizar la captación de la imagen en cualquier soporte físico: impresora, disket...

Iniciación del proceso de mecanización

Las características del fondo documental del archivo gráfico de la Agencia EFE, sobre todo en cuanto al fondo histórico se refiere y a su considerable volumen, parece aconsejar acometer la mecanización de sus fondos de manera gradual, sabiendo que en un periodo de tiempo variable y en función de los recursos humanos y técnicos que a ello se destinen, será necesario manejar al mismo tiempo un sistema manual y otro informatizado.

El rasgo esencial del Archivo, su carácter informativo y en continuo crecimiento y la exigencia sobre él planteada de atender la información diaria, hace aconsejable comenzar la informatización a partir de la información más actual.

El flujo informativo diario de imagen que trasmite la sección de Gráfica será el primer material digitalizado de la Fototeca EFE.

La producción diaria gráfica que trasmite la agencia son unas 200 fotos diarias de contenido nacional, e internacional.

Diariamente las agencias internacionales envían por transmisión digital una serie de fotos que la redacción de gráfica selecciona.. Así mismo se recogen fotos de los corresponsales nacionales y de la producción de los fotógrafos de Madrid.

Las características de estas fotos son las siguientes: de las fotos de agencias extranjeras sólo se obtiene la imagen digitalizada, las fotos de corresponsales se trasmiten y posteriormente se envían los negativos. Los fotógrafos de Madrid, físicamente traen sus negativos que son revelados en el laboratorio y posteriormente trasmitidos.

El protocolo de transmisión de fotos -IPTC- con un formato de análisis semejante a campos documentales, analiza automáticamente los siguientes aspectos:

Teniendo en cuenta estas características y el volumen de fotos diarias para clasificar se ha propuesto la siguiente ficha de análisis:

Ficha documental.- Descripción de imágenes



Fecha. entrada automática		Numeración de Negativos
Autor.- fotógrafos			Agencia. entrada automática
Lugar....... Ciudad.........País	Vertical           Horizontal
B/N                Color
Texto .entrada informatizada. texto libre.
Apellido.........Nombre......... para persona física
Entidad.........Siglas..........Acto....para persona jurídica 
Descripción de la imagen. entrada personal. texto libre

Clasificación Temática

La ficha de descripción documental que se propone está pensada sobre todo para la entrada de manera automatizada de los documentos gráficos, con un análisis previo que registra libremente aspectos fundamentales como la fecha, la propiedad de la imagen, agencia de prensa y sobre todo la recepción automatizada del pie de foto.

Se ha diseñado la indexación de texto libre del pié de foto y que tenga las mismas características documentales el texto de descripción de la imagen. De tal manera que se pueda recuperar por cualquier palabra contenida en ambos textos con los operadores lógicos y formales habituales.

En cuanto a contenidos, el pié de foto permite la recuperación de la imagen através del hecho informativo que le ha dado origen. Sin embargo la descripción de la imagen permitirá recoger aspectos gráficos no recogidos en el texto informativo y que dado el carácter polisémico de la imagen permitirá una utilización polivalente y quizás intemporal de una misma fotografía.

La clasificación temática, a manera de utilización de descriptores, permitirá una recuperación asociada de temáticas genéricas, con un lenguaje conceptual que no se utiliza en el estilo descriptivo de los otros campos textuales citados del pié de foto y de la descripción más libre y visual del texto libre.

Por otra parte se agrupa en un solo registro la posibilidad de clasificar tanto documentos puramente temáticos como biográficos y aún que estos últimos puedan ilustrar también búsquedas temáticas.

La búsqueda como es habitual en bases de datos relaciónales será posible realizarla sobre un único campo documental o con la combinación de varios de ellos.

Por último se incluye la numeración de los negativos porque en el caso de la recuperación del archivo histórico, es posible que estos negativos se conserven y además cubren la eventualidad de que en los negativos se conserve toda una secuencia fotográfica de la que sin embargo sólo estará digitalizado un fotograma significativo de la información que contiene.

Segunda fase de informatización

Una vez consolidada esta primera fase de mecanización que va a recoger toda la entrada diaria de material se propone a continuación introducir en este sistema todo el material de consulta que de manera manual siga saliendo de los fondos de archivo gráfico.

Esta segunda fase nos introduce en una complejidad de manipulación de material más compleja: la necesidad de introducción manual en el sistema a través de scaner diversos que acepten la digitalización de positivos blanco y negro, color y diapositivas.

La ficha de descripción y los criterios de clasificación serian siendo los mismos con la necesidad en este caso de respetar la numeración de los negativos y la revisión de éstos para analizar la posibilidad de digitalizar fotogramas que no hayan sido positivados.

Todo este plan de digitalización de la producción diaria y del contenido de la consulta, nos permitirá también tener cubierto de manera informatizada una previsible consulta sobre el fondo documental que se produce, por una parte sobre los acontecimientos más próximos en el tiempo y por otra de manera reincidente en cuanto al protagonismo humano se refiere.

Mecanización global del fondo histórico

El fondo histórico del archivo presenta una gran diversidad de soportes físicos de imagen:

Los negativos son los documentos originales que permiten la reproducción de calidad indefinida de las imágenes y su venta.

Los negativos están ordenados por una numeración que por otra parte lo asocia con su correspondiente positivo. El sistema de búsqueda de un negativo es únicamente posible a través de la recuperación de su correspondiente positivo.

Los positivos, la parte de mayor volumen, se mantiene en el sistema manual para posibilitar la consulta. Estos se conservan agrupados de manera monográfica, biográfica o temáticamente-, clasificación que se expresa también en su emplazamiento físico.

En cuanto a contenidos del fondo documental y volumen, tiene más cantidad de documentos la parte temática que la parte biográfica.

El material en blanco y negro a partir de los años 80 comienza a disminuir, siendo en la actualidad su cantidad prácticamente irrelevante. Hay mayor demanda de material en color.

La tendencia de la consulta es mayor en cuanto a la información biográfica.

Teniendo en cuenta el recordatorio de todas estas características del fondo documental, la mecanización total de la imagen podría definirse considerando las siguientes posibilidades y realidades:

Nota biográfica

Directora del Área de Documentación de la Agencia EFE.



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