Internet, Intranets, Extranets, ¿Son importantes en la empresa periodistica?

Mª Eulàlia Fuentes i Pujol
adoca@cc.uab.es

Resumen

Primero fue Internet, más tarde aparecieron las Intranets, llevando todos los beneficios de la red al terreno de las empresas y organizaciones y finalmente las Extranets que aglutinan las dos anteriores potenciándolas. Este artículo pretende reflexionar sobre la importancia de estos nuevos instrumentos de comunicación, colaboración e intercambio en la empresa periodística, como lo son ya en la empresa en general.

De todos es conocida la importancia de Internet en el mundo de los medios de comunicación de masas. Se ha hablado y se sigue hablando de Internet como una nueva forma de comunicación de masas. Para algunos es el cuarto medio de comunicación, después de la prensa, la radio y la televisión y para todos se ha convertido en un auténtico fenómeno mediático, puesto que representa una revolución importante en la manera de transmitir y de recibir información y también en el alcance de esta información.

El fenómeno Internet ha revolucionado y revolucionará las tareas periodísticas y la propia profesión periodística. Luís Angel Fernández Hermana de El Periódico habla del periodista como el cartógrafo de la información; Vicent Partal de VilaWeb lo ve como el guardia urbano de la información y este nuevo periodista debe mezclar su trabajo con el del documentalista; Txema Alegre de La Vanguardia afirma que el periodista deja de ser el intermediario vital que ha sido y sigue siendo en el periodismo clásico. Ya no es quien decide qué es noticia i qué se difunde. El periodista tiene en la actualidad una nueva fuente de información a la cual puede acceder directamente.

Ahora bien dejando a un lado la importancia de Internet en los medios de comunicación de masas, tema ya bastante debatido, se intentará analizar otras formas tecnológicas y su utilidad en este mundo, -las Intranet y las Extranets-.

Intranets o las redes internas de comunicación dentro de la empresa

En los años noventa las redes de comunicaciones son una de las tecnologías más importantes para el desarrollo de las empresas al igual que en la década de los años setenta los grandes ordenadores centrales fueron los que soportaron el crecimiento comercial de las empresas y en los ochenta los ordenadores personales fueron los que automatizaron las tareas de las oficinas.

El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que las empresas se hayan planteado la posibilidad de utilizar los mismos servidores Web para difundir la información interna a través de las Intranets y para gestionar grandes volúmenes de datos.

Intranet es la aplicación de los estándares Internet dentro de un ámbito corporativo para mejorar la productividad, reducir costes y mantener los sistemas de información existentes.

Es una forma de poner al alcance de los trabajadores todo el potencial de la empresa, para resolver problemas, mejorar los procesos, construir nuevos recursos o mejorar los ya existentes, divulgar información de manera rápida y convertir a estos trabajadores en miembros activos de una red corporativa, o sea da al usuario la información que este necesita para su trabajo. Pretende que cada cual tenga la información necesaria en el momento oportuno sin que tenga que recurrir a terceros para conseguirla. Como puede verse una Intranet es una copia de Internet dentro de la empresa.

Así pues los diversos componentes de Internet pueden incorporarse a la Intranet, los grupos de noticias con la creación de grupos de debate internos con o sin moderador, que facilitan, como en Internet, una forma de comunicarse rápidamente, creando grupos de discusión, de intercambio de mensajes, de noticias internas, de proyectos. El FTP (File Transfer Protocol) o Protocolo de transferencia de Datos que da perfectamente integrado en una Intranet. También las charlas online (IRC Internet Relay Chat) a pesar de que son limitadas dentro de una organización o empresa pueden ofrecer ventajas por lo que respecta a las conferencias múltiples y mantener discusiones en tiempo real i el correo electrónico. Todo ello a través de un entorno Web que dará cohesión a todos los elementos de la Intranet.

Por lo tanto en una Intranet se pueden plasmar los dos grandes bloques de servicios o aplicaciones de Internet,

Pero también permite crear y editar publicaciones impresas, online, archivos de artículos de publicaciones impresas, puede recoger informaciones de los distintos departamentos específicos, departamento jurídico, de relaciones públicas, de finanzas, de recursos humanos, para ponerlos al alcance de los usuarios, o bien para actividades promocionales, de publicidad, de marketing, de ventas, de servicio al cliente, o para crear equipos de trabajo, de seguimiento de proyectos, de discusión, entre otros.

La Intranet proporciona muchas ventajas a la empresa puesto que da la información necesaria para que sus empleados puedan realizar su trabajo, pero esta información para ser útil debe estar muy bien estructurada y organizada y se debe tener en cuenta el principio de que mucha información no es sinónimo de eficacia, sino que la calidad tiene que primar sobre la cantidad, evitando la saturación. Para ello es necesaria una buena planificación en el momento de creación de la Intranet y que todos los trabajadores de la organización o empresa conozcan las directrices a seguir en el uso de los servicios ofrecidos por ella, en la forma de acceder y de suministrar información y la coordinación entre los distintos departamentos.

Las Intranets por lo tanto, pueden ayudar al intercambio de información de datos, ideas, entre trabajadores de una empresa de todos los niveles. Se trata de compartir información no de acapararla y adaptarla a las necesidades de los usuarios.

Una Intranet bien diseñada puede ahorrar tiempo y dinero, ya que reduce drásticamente los costes y el tiempo de los procesos de generación, duplicación y uso de los datos.

¿Pero todo ello es importante para una empresa periodística?. Evidentemente como toda empresa en general, la empresa periodística puede beneficiarse de todo lo expuesto anteriormente con la creación de una Intranet. Ahora bien ¿Cómo puede mejorar el proceso documental? O mejor dicho ¿Es útil la creación de una Intranet para la mejora de la Documentación Periodística? ¿Qué ventajas proporciona?.

Hemos visto que una Intranet permite difundir mejor los servicios y la información de la propia empresa, poniendo en contacto a todos los trabajadores de la empresa y a estos con el exterior, pero además la Intranet actúa como elemento básico o red de distribución de la información, mediante la aplicación de instrumentos de búsqueda documental. Es en este sentido, -el del acceso a la información-, que las Intranets son importantes para los servicios de Documentación en general y a los periodísticos en particular.

Los servicios de documentación periodística o departamentos de documentación de los distintos medios de comunicación pueden crear y son los adecuados para hacerlo, los distintos accesos a páginas Web útiles para que los periodistas puedan realizar su tarea, buscando datos, documentando la información, buscando fuentes de información, valorando y analizando los datos, desde su propio lugar de trabajo y a través de su ordenador. También estos servicios o departamentos son los pueden facilitar el acceso a las bases de datos existentes mediante aplicaciones de búsqueda documental y diseño de sistemas de acceso a la información y la creación de otros servicios y productos teniendo en cuenta las necesidades de los propios usuarios.

Extranets o redes externas de colaboración

A principios de los noventa Internet supuso una gran revolución, a continuación Intranet fue el siguiente paso para aprovechar los recursos y la tecnología de Internet pero en el ámbito de las empresas u organizaciones y actualmente Extranet, aunque la diferencia con la Intranet sea difusa puesto que es la intersección de distintas Intranets, parece que es el futuro, con la integración de las redes anteriores, que permitirá una revolución en la estructura y operaciones comerciales de las empresas, instituciones y organismos públicos y privados.

Una Extranet es una red externa de colaboración que utiliza también la tecnología Internet. Para algunos es una parte de las Intranets de la empresa que se hacen accesibles a otras empresas u organizaciones. Es una conexión entre empresas a través de Internet, una herramienta que permite la colaboración entre empresas. Son comunicaciones entre empresa y proveedores, de empresa a empresa, de empresas a consumidores.

Las Extranets son el puente entre la red pública Internet y las redes privadas corporativas o Intranets, o sea un canal que conecta múltiples y diversas organizaciones online, donde las que comparten información puedan comunicarse con el fin de conseguir los objetivos comerciales señalados.

Las aplicaciones de esta red pueden ser entre grupos de empresas que comparten la misma información o las mismas ideas, entre empresas que participan o colaboran en el desarrollo de alguna nueva aplicación, para los catálogos de productos, para la gestión y el control y desarrollo de un mismo proyecto de trabajo, para programas de formación, para que proveedores y clientes intercambien ofertas, promociones, que asociaciones, universidades o la misma administración participen en actividades como gestión de bolsas de trabajo, prácticas de investigación, programas de formación.

Estas aplicaciones son igualmente válidas para las empresas periodísticas. En el ámbito de la documentación periodística, las Extranets podrían ser muy útiles para que los recursos documentales pudiesen ser utilizados por distintas medios de comunicación de masas, creándose un gran servicio, centro o departamento de documentación útil para todos los medios, que permitiese la no repetición de procesos documentales.

Fases para la creación de Intranets y de Extranets

Las fases más importantes a tener en cuenta para la creación de la Intranets y Extranets son:
  1. Información sobre la empresa u organismo que permitirá:
  2. Marcar los objetivos y su utilidad como herramienta para lograr objetivos empresariales y valorarlos.
  3. Definir e identificar la tipología de productos, servicios y comunicaciones que formaran parte de la Intranet o de la Extranet.
  4. Analizar los aspectos legales, la seguridad y la protección y acceso a los datos e informaciones.
  5. Analizar los costes y los beneficios de su creación.
  6. Diseñar, crear los enlaces o vínculos e incorporar, si se cree oportuno, herramientas multimedia, audio, vídeo, animación, aplicaciones tridimensionales, interactivas, de realidad virtual, que transformen la Intranet o la Extranet .

Tanto las Intranets como las Extranets son herramientas de futuro para la empresa en general y para la empresa periodística en particular, son la puerta del mercado en red, del comercio electrónico, de nuevas formas de comunicación en el seno de las empresas y de las organizaciones, nuevas formas de transmitir información. Son la consecuéncia lógica de la universalización de Internet.

BIBLIOGRAFÍA

-CONESA, Alícia-RULL, Imma. “ L’evolució dels sistemes documentals al departament de Documentació de TVC: el canvi de Mistral a Airs i el repte d’Intranet”. En: 6es. Jornades Catalanes de Documentació. Barcelona: Socadi , Col.legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya, 1997. 225-235pp.

-FUENTES i PUJOL, Mª Eulàlia. La información en Internet. Barcelona: Cims, 1997. 240p

-HOLTZ, Shel. INTRANET como ventaja competitiva. Madrid: Anaya Multimedia, 1997. 354p.+CD.

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-MARTIN, Philippe. “Intranet. Présentations technique et perspectives”. En: Documentaliste-Sciences de l’Information, vol. 33, nº 4-5, 1996. 207-213pp.

-SANCHEZ MONTERO, José Antonio. “Hacia una optimización de los recursos Internet en la empresa”. En: Revista Española de Documentación Científica, nº 20, 1, 1997. 52-59pp..


Nota Biográfica

Doctora en Ciencias de la Información por la Universidad Autónoma de Barcelona y Catedrática de Documentación. Profesora de Documentación en diversas titulaciones y especialista en Documentación Periodística. Autora de diversas publicaciones, entre ellas, La información en Internet (Cims, 1997); Información y Periodismo (Eunsa, 1997); La Documentació Periodística. Catalunya, Espanya i altres experiències europees (Centre d’Investigació de la Comunicació, Generalitat de Catalunya), Manual de Documentación Periodística (editora) (Síntesis, 1995). Ha participado en distintos proyectos de investigación en éste ámbito y actualmente dirige un proyecto del Programa Sectorial de Promoción General del Conocimiento sobre Documentación en los medios de comunicación locales.



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