Servicio de archivo y documentación
de un periódico: El Mundo

Miguel Gómez Vázquez
miguel.gomez@el-mundo.es

Resumen

El presente artículo pretende hacer una descripción básica sobre el funcionamiento real de un departamento de documentación de un periódico diario de tirada nacional. La idea es comprobar cómo los avances informáticos han transformado el panorama documental en las empresas editoras de medios de comunicación hasta tal punto que han transformado el panorama de las redacciones.

Introducción. Antecedentes históricos.

La documentación en un diario no tiene mucho que ver con la que se realiza en una biblioteca, en una empresa o, incluso, en la administración. En los ámbitos diferentes al medio periodístico la importancia se mide con unos baremos diferentes. En un diario lo que cuenta es el tiempo. En un minuto la rotativa de un diario español de tirada nacional puede imprimir 1.000 ejemplares o lo que es lo mismo 90.000 páginas de periódico. Por tanto, una hora de tiempo buscando una información significa que hay mucho dinero en juego. En el departamento de documentación de un diario no se hace la pregunta: “¿Para cuándo lo quieres?”. Todos los trabajadores saben que aquello que alguien está solicitando lo quería para un par de horas antes pero las llamadas de teléfono le han impedido acercarse al departamento con la rapidez que él hubiera deseado.

Una de las normas básicas del departamento de documentación de EL MUNDO es que cuando alguien solicita algo no se le puede responder con: “No se puede”, “es imposible”, “no existe”, “no hay”,...

Otra de las normas imprescindibles que está insertada en la mente del personal del departamento de documentación es que “el papel pertenece al siglo pasado”. Ya casi nada se guarda en papel porque, principalmente, ocupa mucho espacio, se deteriora, retrasa la búsqueda y la desaparición de algún documento puede provocar un desastre.

La historia de EL MUNDO se inicia el día 1 de septiembre de 1989. Ese día nos incorporamos a la redacción situada en el barrio madrileño de Prosperidad un centenar de personas. Cada uno fue contratado para unos cometidos específicos. Para el departamento de documentación se destinaron dos personas que debían, desde ese día, elaborar un archivo, no sólo de los que el diario iba a ir publicando sino también de aquello que podría interesar en un futuro y que publicaban otros medios. Se adquirieron algunas fotografías a diferentes agencias de prensa y se fue construyendo también otro archivo con las imágenes. Se adquirieron algunas enciclopedias y con un par de ordenadores básicos se empezó a trabajar. El lugar en el que se situó este departamento fue en la esquina más alejada de la redacción. Además de los dos ordenadores, dos mesas y dos teléfonos se contaba con varios archivadores metálicos.

Poco a poco el departamento fue creciendo y adquiriendo “cuerpo”, es decir, que no había suficiente espacio para almacenar todo lo que se iba generando en información escrita y en imágenes. Se fue ganando ese espacio necesario y más personal para organizarlo. Pero era crecer para morir. No existía una idea clara de qué es lo que se quería y, sobre todo, no se le daba importancia a la labor que se realizaba en el departamento de documentación.

Pero todo cambia en el año 1993. Ya habían pasado casi cuatro años y era necesario “estar en el mercado” y ser útil a la redacción. Se acometieron importantes cambios que empezaron a ponerse en marcha el 2 de enero de 1994. (El día 1 de enero no se pueden poner en marcha porque en los periódicos madrileños hay tres días al año que no se trabaja y, por tanto, al día siguiente no hay periódico: el viernes santo, el día de nochebuena y el de nochevieja).

La inversión que se realiza en la modernización del departamento supera los 200 millones de pesetas y se contratan a más personas. Se adquiere una base de datos documental que permite la expansión y que, en principio, está abierta a nuevos modelos de ordenadores por lo que los cambios de la informática no le afecten.

Posteriormente se van acometiendo proyectos periodísticos en diferentes puntos de la península y la documentación tiene que ir ligada a esas nuevas redacciones. Se ponen en marcha:

Estas nuevas redacciones nacen independientes en cuanto a las informaciones de la redacción principal de Madrid. Pero no así en cuanto a la documentación que sí se centraliza en una única base de datos. Se estudió la situación y se decidió que no se podía poner en marcha una base de datos diferente para cada una de las delegaciones.

El objetivo final perseguía centralizar, a efectos de documentación, catalogación y almacenamiento masivo, en la sede central de Madrid las publicaciones editadas en las delegaciones pero que a su vez se permitiera la consulta y recuperación de documentos desde las mismas delegaciones a través de los terminales de sus redactores que parecería que se encuentran en la misma central y no a cientos de kilómetros.

Otro de los retos, en los que se encuentra en la actualidad, el departamento de documentación es en la recuperación del archivo histórico, es decir, recuperar las informaciones y las imágenes producidas durante los cuatro años en los que el periódico no se encontraba informatizado. La idea no sólo es poder acceder a esas informaciones lo más rápidamente posible sino el ofertar a través de Internet o a través de otros sistemas el acceso a todas las informaciones (páginas, fotografías, textos, gráficos y dibujos) publicadas por EL MUNDO. Estos accesos podrán ser mediante suscripción o mediante previo pago o por otro tipo de método que generase unos ingresos económicos. A pesar de todo, el coste de acceso debería ser muy básico, únicamente el necesario para el mantenimiento de la base de datos en funcionamiento por este sistema.

Organización del departamento. Estructura. Funciones. Preparación. Recursos humanos.

En el departamento del diario EL MUNDO existe otra norma básica en cuanto a la organización y es que siempre hay alguien para atender a los “clientes / redactores”. Se realizan varios turnos en un horario que va desde las 10,00 horas de la mañana hasta las 5 de la madrugada. En este tiempo siempre es posible encontrar a alguien disponible.

De esta manera también se consiguen otros objetivos secundarios pero igualmente importantes como es el introducir todas las informaciones a la base de datos al mismo tiempo que se está imprimiendo en las rotativas para así a primera hora de la mañana poder consultar cualquier información publicada ese mismo día desde otros lugares en los que no se dispone de ejemplar en papel. Además se envían esas informaciones a las bases de datos de las que EL MUNDO es una fuente de información.

El departamento se divide en dos grandes bloques: el de la alimentación de la base de datos y el de atención al “cliente / redactor”. Estos dos bloques son desiguales en cuanto al número de personas. En el primero trabajan 9 personas y en el segundo 3.

A su vez el primer bloque está subdividido en cuatro equipos de trabajo. Uno se dedica al control de las fotografías y su introducción en la base de datos con criterios concretos. Se almacenan en torno a las 250 fotografías diarias. En la actualidad hay más de 400.000 fotografías. Otro equipo se dedica a la introducción de las noticias de las delegaciones de EL MUNDO, es decir que se almacenan todas las noticias diferentes en cada edición. Un tercer equipo selecciona las noticias de otros medios de comunicación que se consideran más relevantes para los redactores y para el futuro, por una serie de criterios previamente definidos. El cuarto equipo introduce, en horario nocturno, las informaciones del periódico que se publica al día siguiente. Además envía a las diferentes empresas, de las que somos fuente de información, estas noticias.

Todos estos bloques y equipos, lógicamente, están organizados de forma que se turnan en libranzas y vacaciones. Hay que tener en cuenta de nuevo que en los diarios se trabaja todos los días del año excepto los tres anteriormente señalados.

En cuanto a las funciones, cada elemento que forma parte del departamento tiene un cometido delimitado. Así el bloque de atención no sólo busca informaciones sino que también colaboran en la elaboración de algún tipo de trabajos como son las cronologías, perfiles de personajes, etcétera.

La preparación de las personas que forman parte del departamento de documentación son casi todos licenciados en diferentes titulaciones. Una gran parte son periodistas, pero también hay otras profesiones como licenciados en Biblioteconomía y Documentación; Geografía e Historia; Magisterio y Filología.

Sistemas de archivos. Base de datos: ARCANO. Selección documental. Clasificación y catalogación. Soportes.

EL MUNDO basa su documentación en una base de datos denominada ARCANO que es compatible con el resto de los sistemas redacionales y de maquetación del periódico, pero no es el único sistema. También se utiliza el microfilm en el que se microfilman todas las ediciones. Y, de forma excepcional, se encuaderna un ejemplar diario de la edición de Madrid. Esto es así por un posible desastre. Son tres soportes diferentes que hacen de fórmula de seguridad paralelo.

La base de datos ARCANO tiene la posibilidad de almacenar páginas, textos, fotografías, gráficos y dibujos.

La selección documental que se realiza para alimentar la base de datos está en función del tipo de documentos de que se trate. En el caso del periódico EL MUNDO y sus delegaciones se almacenan todas las noticias sin exceptuar una y todas las fotografías. Las informaciones de texto requieren unos campos determinados para ser clasificadas y catalogadas. Son el título, texto, pie, fecha, diario, sección, tipo y edición. Todos estos campos se rellenan de forma automática por unos procesos informáticos que son facilitados por la compatibilidad de los sistemas. Hay también otros campos que sí hay que completar de forma individualizada son el lead, cabecera y carpeta.

En cuanto a las fotografías hay que rellenar los campos correspondientes a descripción y personajes ya que un pie de foto puede no explicar ninguno de forma amplia. Es necesario que las fotografías puedan ser localizadas en posteriores búsquedas sin errores. Una cuestión importante es que todas las búsquedas, bien sean en fotos o bien en textos, es de tipo documental, es decir, que no se necesitan conocer claves determinadas, ni palabras llave. Nada. Si queremos buscar a un personaje escribimos su nombre y punto.

La base de datos no sólo se alimenta de informaciones generadas por EL MUNDO también se documentan informaciones y fotografías de otros medios escritos y de agencias de prensa. Cuando una información responde a unos criterios fijados previamente se selecciona y se introduce en la base de datos. Si ese texto puede ser recogido de Internet se hace y si no hay ninguna otra forma de tenerlo electrónicamente se escanea el texto y se documenta como un texto del propio diario.

En cuanto a las fotografías de agencias se hace una selección sobre las que llegan diariamente de REUTERS, AP, FP y EFE. Los criterios son la proximidad a nuestro país, la actualidad de la información, la relevancia de los personajes y el valor de la propia fotografía. Este último caso es necesario para en el futuro ilustrar diferentes reportajes con imágenes genéricas.

Los soportes que se utilizan son de tipo electrónico ya que no se guarda "absolutamente nada" en papel. Esta afirmación quiere decir que hay una pequeña biblioteca en la que se archivan documentos que pueden tener relevancia para determinados temas como son los balances anuales de las empresas grandes o libros que reflejan temas de actualidad. Pero las estanterías que ocupan estos documentos, más la de los libros y los volúmenes del periódico encuadernado pueden alcanzar un espacio tan reducido como las cuatro paredes de un salón de un piso normal.

Además de la base de datos ARCANO se utilizan los CD-ROM como sistema de almacén de datos. Es el caso de la forma gráfica de las páginas del periódico que como se consultan pocas veces de esta forma y ocupan mucho espacio se almacenan en discos ópticos, uno por cada mes.

También se hace una edición semestral de todas las noticias publicadas durante esos seis meses por el periódico. Este CD-ROM se distribuye al público en general.

Acceso a fuentes externas

. Papel. CD-ROM. Internet. Microfichas y microfilm. Modem y suscripciones.

Existen bases de datos de diferentes contenidos que utilizan el soporte digital del CD-ROM para almacenar sus informaciones. El papel se deja sólo para el caso de las enciclopedias y atlas, aunque ya existen en formato electrónico pero su uso no está generalizado y aún se mantiene la tradición en la búsqueda de algunos datos.

El microfilm se emplea en los casos de búsquedas en EL PAIS de noticias anteriores a la fecha de fundación de EL MUNDO. La microficha se reduce en exclusiva a búsquedas del Boletín Oficial del Estado (BOE) y de éste únicamente a la parte que tiene que ver con los nombramientos ya que el BOE se edita en CD-ROM con todas las reglamentaciones, leyes, decretos, y etcétera desde 1967 hasta la actualidad. Este CD-ROM al que está suscrito el diario se actualiza cada dos meses, es decir que se sustituye el último disco por el nuevo que contiene ya la información del anterior y las nuevas disposiciones legales.

Otra fórmula en la búsqueda de noticias es a través de las suscripciones por medio de las líneas telefónicas a determinadas empresas que comercializan bases de datos. Es el caso de EFEDATA una base que contiene más de dos millones de informaciones a las que se puede acceder de forma simultánea. Otra base de datos es INFORMA que recoge los datos que posee el Registro Mercantil. Están actualizados todos los datos de las empresas y los nombres de sus propietarios, así como sus balances, accionistas y relaciones con otras empresas. También REUTERS BUSINESS posee una base de datos importante ya que incluye las noticias más relevantes de más de 300 periódicos en todo el mundo. De España se encuentran incluidos los medios de comunicación escritos más relevantes, como son: EL PAIS, EL MUNDO, ABC, LA VANGUARDIA y EL PERIODICO DE CATALUNYA, entre otros.

FINANCIAL TIMES también posee una potente base de datos de tipo económico. Están incluidos otros 300 periódicos, pero dirigidos más al mundo de las finanzas.

Difusión y clientes. Fuente de otras empresas.

Negocio en torno a la documentación: CD-ROM e Internet. Conservación y control. Nuevas tecnologías.

El departamento de documentación de un periódico tiene sus principales clientes en los redactores del medio, aunque en determinados casos como en el del CD-ROM de EL MUNDO o, en un futuro inmediato, la base de datos en Internet, los clientes también son los lectores. Es un público heterogéneo que se siente interesado por la hemeroteca digital de un medio escrito porque le facilita la búsqueda de datos o porque le quita papeles almacenados.

En el caso de EL MUNDO, sus informaciones sirven como fuente para otras empresas. Es el caso de las bases de datos REUTERS, CNN, NEW YORK TIMES y MyNEWS. El departamento de Documentación envía por medio de las líneas telefónicas las noticias que serán publicadas al día siguiente en torno a las 4 de la madrugada, al mismo tiempo que el periódico se imprime. De esta manera las noticias pueden ser consultadas en diferentes fuentes informativas.

También el CD-ROM de EL MUNDO es un negocio en torno al departamento de documentación. Este CD-ROM contiene los textos íntegros de todas las noticias, reportajes y columnas de opinión publicados durante seis meses, tal y como han sido almacenados en la base de datos del departamento de documentación de EL MUNDO. Además, incluye fotografías en baja resolución y las portadas de ese semestre. Al igual que la base de datos del periódico, todos estos contenidos están organizados en una base de datos documental, en la que se puede buscar la noticia deseada preguntando por cualquiera de las palabras que contenga el texto o el título. Se pueden buscar todas las noticias referidas a un determinado asunto o personaje, de un día concreto, o de una sección específica. O también mezclar los criterios de búsqueda. En una palabra, la información está organizada para que su localización pueda realizarse por múltiples caminos, según el interés y la necesidad del usuario en cada momento. Es la hemeroteca inteligente, que sabe donde tiene guardada cada noticia.

ARCANO, el programa que maneja la base de datos ha sido diseñado y desarrollado en España, específicamente pensado para las necesidades de un archivo de información periodística. El programa posee funciones avanzadas que interpretan la importancia de las palabras incluidas en el contexto de cada noticia, para ayudar a encontrar exactamente las informaciones más relevantes en cada caso. También puede ofrecer un índice temático que localiza y ordena las palabras especialmente relacionadas con una determinada búsqueda, ayudando al lector a usar términos más apropiados para acotar su interés con exactitud.

En su momento, la gran novedad que aportaba el CD-ROM de EL MUNDO fue su diseño de pantalla, basado en un criterio de valoración de la noticia (la misma importancia que se le dio en su día en el periódico), el tipo de información (entrevista, opinión,...) y la posibilidad de que incorpore una o varias fotografías. El programa realiza un diseño con títulos valorados y textos en columnas periodísticas, adaptado en cada caso al ordenador, fácil y cómodo de leer en pantalla. Es la primera metáfora electrónica de un periódico, tal y como lo concibe el lector tradicional, pero integrado en un nuevo medio de comunicación con sus propias características. El CD-ROM de EL MUNDO fue el anticipo del periódico electrónico que ya se está desarrollando de forma acelerada en Internet.

Otro soporte en el que puede consultarse EL MUNDO es en Internet. El web es http://www.el-mundo.es y es actualizado varias veces al día. Las informaciones en muchos de los casos pasan previamente por la base de datos.La conservación y el control de los datos se realizan con una duplicidad de equipos que trabajan complementándose y con copias de seguridad diarias. Así, cuando se produce un crac en la base de datos se pone en marcha el equipo que trabajó dos días antes y al que le falta todo lo incorporado a la base de datos durante el día anterior. Posteriormente, cuando los informáticos recuperan el equipo vuelcan los artículos pendientes.

Las nuevas tecnologías están propiciando que la documentación esté avanzando a pasos de gigantes en los medios de comunicación escritos. Los equipos más sofisticados de las redacciones están siendo los que poseen estos departamentos. El ahorro de tiempo es el aspecto fundamental que ha colocado a la documentación a la cabeza de las inversiones. El siguiente paso será tener al alcance de un clic cualquier noticia publicada años antes y sin necesidad de equipos sofisticados. Internet está cambiando los conceptos de los archivos.

Elaboración de informaciones. Rastreo del pasado.

Elaborar informaciones, rastrear en las noticias publicadas en el pasado y bucear en la historia en busca de hechos noticiables años después de ocurridos son algunas de las funciones que está incorporando el trabajador de un departamento de documentación de un medio de comunicación escrito.

Ahora, estos documentalistas son también "redactores" que aportan a las noticias trabajos concretos como cronologías, resúmenes de sucesos, perfiles, biografías, obituarios, aniversarios, datos paragráficos, etcétera.

El futuro deparará un lugar privilegiado a la documentación en los medios de comunicación. Miguel Gómez Vázquez Miguel Gómez Vázquez, 38 años. Licenciado en Ciencias de la Información, rama de Periodismo, por la Universidad Complutense de Madrid. Fundador y director de dos periódicos universitarios. En 1989 forma parte del equipo de redactores que puso en marcha el diario EL MUNDO. Responsable de las páginas del suplemento CAMPUS durante los seis primeros años de vida del diario. Hace tres años pasó a ser responsable del departamento de DOCUMENTACION del periódico, responsabilidad que en la actualidad ejerce de forma interina ya que desde hace varios meses es Jefe de Sección del área de Sociedad.



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