RTVE: Reorganización de la Documentación en un entorno multimedia


Javier Martín Muñoz
javiermartin@latinmail.com
Jacobo López Pavillard
santiago.lopez@rtve.es

Resumen

Las tendencias actuales de la ciencia documental apuntan a una integración de la información textual, sonora y audiovisual en un entorno multimedia. El desarrollo experimentado en los últimos años en las tecnologías de la información ha abierto nuevos caminos en la gestión de la información, automatizando procesos que provocarán un giro en las prácticas y técnicas documentales tradicionales. Se hace un breve repaso de lo que ha sido la documentación en RTVE y se proponen una serie de actuaciones y consecución de objetivos para transformar el fragmentado y disperso panorama de la documentación en RTVE en un único entorno multimedia.

1. Se cierra un ciclo

Con el presente artículo se cierra un ciclo de estudios dedicados a la documentación en RTVE que iniciamos en 1992 con “La televisión pública como servicio esencial. El archivo audiovisual” (1) . En aquel trabajo destacábamos la importancia del documento audiovisual, sus características físicas y los problemas relacionados con su conservación y con el acceso al documento, y su consideración jurídica en España. Las conclusiones más importantes a las que se llegaron fueron que la legislación de entonces -como la de ahora- no garantiza la conservación de las obras audiovisuales en vídeo, a pesar de ser el Estado el garante de la conservación de toda la producción televisiva en España en virtud de su consideración como Patrimonio Histórico. Recuérdese que toda la documentación generada por servicios públicos tiene esa consideración, y RTVE -y las demás cadenas- lo siguen siendo. Una Videoteca Nacional sería la institución adecuada para garantizar el acceso a los videogramas. En tanto no se cree dicha institución, los archivos audiovisuales de las televisiones, y especialmente el de RTVE, estarán cumpliendo un servicio público esencial.

En el segundo artículo titulado ‘La documentación audiovisual en RTVE’ (2) nos centrábamos en la actividad documental desarrollada en RTVE desde su creación, y se hacía un estudio exhaustivo de su organización y de sus sistemas de gestión de información. En este artículo eludimos deliberadamente incluir unas conclusiones o realizar un resumen de su contenido porque consideramos que el esquema comparativo final de las distintas bases de datos era suficientemente ilustrativo del resultado del trabajo desarrollado en esta empresa.

En el presente texto pretendemos extraer las conclusiones que de una atenta lectura de aquel artículo cualquiera podría sacar, y señalar los cambios que sin más dilaciones deberían producirse en el área de Documentación de RTVE para sumarse activamente a las tendencias y últimos avances que la ciencia documental está investigando y poniendo en práctica en la actualidad. No debemos olvidar que los vertiginosos cambios y avances que las tecnologías de la información están ocasionando en las tradicionales disciplinas biblioteconómicas y documentales, obligan a los profesionales a una constante investigación y puesta al día, así como al contacto cooperativo con otros organismos e instituciones que investigan positivamente en la utilización de esas nuevas tecnologías para la solución de viejos y compartidos problemas.

Una institución del prestigio y peso de RTVE, cuyo archivo audiovisual es el más importante de España y uno de los más importantes del mundo por el volumen de sus fondos, no debe perder el hilo de esta evolución y seguir permanenciendo al margen de los cambios que se están produciendo en el ámbito de la documentación, cambios dirigidos y apoyados por instituciones similares en otros países tanto del ámbito europeo como del americano.

Las posibilidades que el entorno multimedia ofrece a las profesiones relacionadas con la información -periodistas, documentalista, etc.- son ya una realidad a la que no podemos ni debemos dar la espalda. Ignorar esta realidad y sus positivas potencialidades indicarían una falta de responsabilidad profesional al permitir que los sistemas de información no logren el máximo grado posible de operatividad y eficacia que les sería exigibles, mediante la aplicación de las herramientas y procesos más adecuados. Sucede que en las empresas, como señala el profesor Cornella (3), todo el dinero destinado a estos sistemas se ve más como un gasto que como una inversión. Ello es achacable, en gran medida, a los propios documentalistas, “que se preocupan poco de valorar los beneficios tangibles o intangibles de su labor; faltan habilidades de gestión, marketing/venta...” (4)

La clave de los entornos multimedia es la de una doble integración: la integración de información y documentos de distinta naturaleza en una misma base de datos -plataforma multimedia-, y la integración de dichas bases de datos en otras mayores, a nivel internacional, para el intercambio de información, lo que obliga a una estandarización en los procesos documentales más allá de las normas particulares que cada Centro de Documentación pueda elaborar.

En este sentido, el proyecto europeo EUROMEDIA (5) y el norteamericano VIRAGE (6) están desarrollando aplicaciones para el entorno de Internet que gestionan la catalogación, indización y recuperación de los fondos audiovisuales de grandes videotecas, mediante la digitalización de una selección de frames a baja resolución, permitiendo que la coproducción de nuevos programas a base de imágenes de archivo se realice de una forma mucho más rápida y económica. Este proceso de digitalización de los documentos y de utilización de nuevas tecnologías digitales en el mundo de los archivos tiene como consecuencia la automatización de procesos documentales antes impensable, como los sistemas de clasificación e indexación automática de imágenes en movimiento (7), que incidirán notablemente en las funciones hasta ahora encomendadas a los documentalistas audiovisuales.

En este proceso de integración el mayor obstáculo no es técnico, sino sobre todo humano, pues obliga a un esfuerzo de entendimiento entre aquellas personas que han desarrollado procesos de trabajo sin mirar más allá de un cumplimiento estrecho de miras de los fines de su organización dentro de la empresa o institución. Esta tendencia endógena de los Centros de Documentación causa graves perjuicios tanto a la profesión como a los usuarios: el objetivo primordial es atender las necesidades de éstos, en constante cambio y evolución, para lo que es necesario establecer unos canales de comunicación a través de los cuales pueda darse un feed-back permanente. Ignorar las necesidades reales de los usuarios lleva en la práctica a que los documentalistas dediquen la mayor parte de sus energías a corregir las carencias y errores producidos a lo largo de la cadena documental, empezando por inventariados incompletos y terminando en deficientes normas y criterios de catalogación e indización.

2. Un viaje de ida y vuelta

El desfase producido entre la creación de RTVE y el Centro de Documentación ha provocado que se hayan atravesado una serie de etapas clave en el desarrollo de la actividad documental de esta empresa:

2.1. Creación de un núcleo de Documentación

Crear una nueva organización dentro de otra ya preexistente, que asume de forma ordenada tareas que antes eran llevadas a cabo, de forma espontánea, por distintas áreas de la empresa, provoca problemas en el engranaje:

2.1.1.- No hay una cultura documental en la empresa, con lo que ni se colabora con Documentación ni se sabe con certeza cuáles son sus cometidos, y no se ven las ventajas de un nuevo sistema de organización que debe crear unas normas de trabajo de carácter general más allá de las necesidades particulares.

2.1.2. - No existen profesionales de la Documentación por lo que se debe reciclar a trabajadores de otras áreas, y Documentación acaba siendo un cajón de sastre a donde se envía gente de perfiles muy distintos.

2.1.3. - Con el tiempo el personal que se va incorporando a Documentación llega con un perfil profesional perfectamente ajustado y con una cualificación equiparable a la de los profesionales de mayor responsabilidad dentro de una empresa de comunicación -los periodistas-, pero con el escaso reconocimiento inicial, lo que produce agravios comparativos, desánimo y, finalmente, frustración.

2.2. Formación de la colección

Hay que constituir las colecciones, recuperando los documentos de armarios, mesas, cuartitos y pasillos. Para entonces, mucho material muy valioso ya ha sido destruido o borrado para reutilizar los soportes de grabación, así como toda la información anexa que debería acompañar a la producción de los programas (partes de emisión, información elaborada por realización sobre minutados y contenidos, etc). Por otro lado, la creación de mecanismos de afluencia de los nuevos documentos hacia el depósito choca con los obstáculos mencionados en el punto 2.1.1.

2.3. Desnucleización de la Documentación

Con el tiempo se aprecian las ventajas de un Servicio de Documentación bien organizado, aunque con una importante tendencia endógena a resolver sus propias necesidades, desvinculándose poco a poco de la realidad empresarial. Esto propicia que se vayan creando unidades de documentación independientes que desarrollan procedimientos de trabajo específicos para atender de forma pretendidamente más eficaz las necesidades de sus respectivas áreas. Es una manera de hacerse imprescindible: no llevar una política común, sino atender las necesidades del día a día con criterios que surgen sobre la marcha.

2.4. Desorganización de la Documentación

Como consecuencia de lo anterior, las tareas de Documentación se van haciendo más complejas y algunas se duplican, como el tratamiento de la información deportiva o el tratamiento de los programas emitidos para toda España y producidos en Barcelona -los cuales en ocasiones son tratado por Documentación de Madrid y Barcelona-. Las bases de datos se van multiplicando, con campos distintos, con sus propias normas de catalogación y clasificación. Información de la misma naturaleza se halla dispersa en varias bases de datos, lo que provoca una dificultad añadida a su recuperación, lentitud para facilitar la información, menor rendimiento y desaprovechamiento de los medios informáticos de los que se dispone y, en definitiva, una deficiente gestión de la infraestructura y de los recursos humanos de que dispone el área de Documentación.

Esta desorganización de la Documentación en RTVE impide seguir una de las prácticas cada vez más habituales en la actual ciencia documental: acercar a los usuarios a las mismas fuentes de información.

3. De aquí para allá: un caso práctico

Para entender mejor el procedimiento que se sigue actualmente en la documentación de un nuevo programa, supongamos que se desea realizar un monográfico sobre Manuel de Falla, para lo cual habremos de reunir de forma exhaustiva toda la información del músico disponible en los fondos de RTVE, información tanto audiovisual, textual como sonora.

Para reunir toda esta información el usuario deberá acudir, al menos, a tres centros de información:

1 . Documentación Escrita (figura 1) realizará la búsqueda de todas las referencias que pudieran ajustarse a su petición que estén contenidas en la base de datos BASINFA, gestionada de manera cooperativa por las unidades de Documentación Escrita de Radio Nacional de España y de los Servicios Informativos de TVE, así como la consulta de otras bases de datos en soporte CD-ROM y en línea a través de Internet, como la de la agencia EFE.


Figura 1

Los documentos primarios seleccionados pueden consultarse en línea -si han sido digitalizados-, en microfilm o bien directamente en las bibliotecas / hemerotecas ubicadas en la Casa de la Radio de Prado del Rey o en Torrespaña. Además, el usuario podrá consultar obras de referencia (diccionarios, enciclopedias, etc.) en los mencionados centros de información.

También deberá desplazarse a la Biblioteca / Videoteca del Instituto Oficial de Radio Televisión (IORTV) donde Documentación realizará una búsqueda en su Base de Datos local gestionada en ISIS. Por último, deberá consultar los catálogos manuales de todas las referencias aún no mecanizadas.

2. Los programas que se producen en TVE y que, por su formato y contenido, no pertenecen al área de los Servicios Informativos son atendidos por el Centro de Documentación de RTVE, ubicado en Prado del Rey. Por ello, el usuario acudirá primeramente a este Centro, en donde se le facilitarán información de las nueve bases de datos que contienen información audiovisual (figura 2), y que deberán ser consultadas una a una dado que poseen estructuras heterogéneas (campos diversos, nombres de campos diferentes para albergar información idéntica, distintos criterios de indización y de confección de resúmenes y minutados de contenidos, tesauros y listas de descriptores diversas...). Por último, se consultarán los ficheros manuales a base de ‘tirar de memoria’.


Figura 2 (grande)

La información facilitada por el Centro de Documentación hará referencia a documentos que se hallan hasta en ocho depósitos distintos.

Si el usuario quiere realizar una búsqueda exhaustiva aún deberá acudir y consultar in situ la base de datos de acceso local y el fichero manual de los Servicios Informativos en Torrespaña, y de los distintos Centros Territoriales repartidos por toda la geografía española, especialmente el de Barcelona; luego se dirigirá al edificio de NODO para consultar su fichero manual, y acabará, finalmente, en el pueblo de Arganda (Comunidad de Madrid) consultando los listados manuales de los fondos allí depositados.

El número de depósitos que contienen documentos audiovisuales asciende a 24 Unidades Depositarias de Documentación (UDD), correspondientes a 16 Centros Territoriales, 2 UDD en Barcelona, 5 en Madrid y 1 en Arganda. Un dato más que revela cuán compleja y laboriosa puede llegar a ser la tarea del documentalista audiovisual es el hecho de que los documentos audiovisales pueden encontrarse hasta en 10 formatos y sistemas de grabación distintos, ya sea en cine o vídeo.

3. Por último, la búsqueda de información sonora (figura 3) será realizada por Documentación del Archivo Sonoro de RNE en la base de datos MÚSICA y PALABRA, en otras bases de datos locales auxiliares donde se referencian documentos de reciente incorporación al archivo y que aún no han recibido un tratamiento definitivo, así como mediante la consulta de sus catálogos manuales. Por otra parte, existen también fondos sonoros y musicales en las unidades de Ambientación Musical tanto de Prado del Rey como de Torrespaña donde se gestionan bases de datos locales y catálogos manuales. RNE cuenta, así mismo, con 63 Emisoras Territoriales cada una de las cuales dispone de su propio archivo sonoro gestionado localmente.


Figura 3

Los documentos pueden hallarse principalmente en alguna de las 3 UDD de Madrid, o también en alguna de las 63 emisoras territoriales de RNE.

La complejidad observada con tal multiplicidad y variedad de bases de datos de estructuras heterogéneas impide no sólo el acceso directo a la información por parte de los usuarios no expertos, sino que complica inútilmente la labor de los documentalistas que deben dedicar un mayor esfuerzo y tiempo para obtener un mismo resultado.

Los esquemas explicativos no aspiran a ser exhaustivos -ya apuntamos la necesidad de realizar un inventario completo de los fondos documentales y de las fuentes de información existentes en RTVE- ni pretenden ajustarse al organigrama existente en RTVE, ni por lo tanto, mostrar las dependencias orgánicas ni funcionales entre las distintas unidades gestoras y depositarias de documentación en RTVE. Los gráficos muestran de forma genérica los distintos lugares gestores de información existentes en RTVE y las variadas herramientas documentales que el documentalista debe conocer y utilizar sucesivamente para hallar toda la información potencialmente disponible.

4. Una vista panorámica

Dentro de este panorama, llegamos a las conclusiones no incluidas en el artículo de 1995:
  1. Aunque la Documentación en RTVE se crea tarde, se organiza en torno a una única dirección. Sin embargo, con el tiempo se crean jefaturas independientes que tratan de coordinarse a través de comités y comisiones, que no llegan nunca a ser plenamente operativos.
  2. A pesar de haber transcurrido más de veinte años desde la creación del Servicio General de Documentación de RTVE, aún no existe un inventario completo de los fondos de RTVE, y todavía coexisten ficheros manuales con bases de datos en línea.
  3. La plantilla asociada a tareas de Documentación que realiza funciones de Documentalistas y Técnicos de Documentación y Archivo tiene hoy en día un 80% de titulados superiores y con cursos específicos de Documentación. Sin embargo, no existe una planificación de cursos para la formación continuada de este colectivo, y tan sólo el área de documentación escrita de RNE ha recibido un curso de Internet para documentalistas.
  4. Apenas se han explorado las posibilidades del sistema de gestión de bases de datos SIRTEX, implantado en 1994, tanto para unificar bases de datos como para crear y desarrollar nuevas funcionalidades.
  5. Debido a los problemas propios de las grandes áreas de Documentación, el programa de Gestión de Material Sensible (GMS), que fue diseñado para atender únicamente las necesidades de gestión de material de los depósitos, ha ido adquiriendo con el tiempo una importancia documental excesiva para las limitaciones inherentes a su concepción y uso. Por otra parte, su gestión no se ha ajustado en ningún momento a criterios documentales.
  6. Multiplicidad de bases de datos que ya hemos reseñado anteriormente. El cuadro final del artículo de 1995 representa gráficamente el estado de cosas en esta materia. Por otra parte, hay que destacar el uso de múltiples tesauros para campos de áreas de información idénticas, así como una panoplia de listas de descriptores de todo tipo.

5. Frente al Rubicón documental

¿Cómo actuar para situar la Documentación de RTVE en un entorno multimedia?

RTVE (8) gestiona uno de los archivos multimedia más importantes del mundo y produce programas para 5 cadenas de radio (Radio Exterior de España, Radio 1, Radio 2 Clásica, Radio 3 y Radio 5 Todo Noticias), 2 canales generalistas de televisión (La Primera y La 2), 1 cadena generalista vía satélite que emite para Europa, América y Asia (Canal Internacional), 6 canales temáticos (Teledeporte, Canal Nostalgia, Alucine, Hispavisión, Cine Paraiso, Clásico, Noticias 24 Horas); dispone de una infraestructura de 17 Centros Territoriales que tienen su propia producción de programas de carácter local; cuenta, además, con un centro de formación propio, el Instituto de Radio y Televisión -que gestiona una Mediateca-, y una Orquesta Sinfónica y Coro -con su propio archivo-.

Antes de que una explotación abusiva del archivo ponga en peligro su conservación, o que el gran aumento de la producción habido estos años no pueda ser tratado documentalmente de forma adecuada, habría que tomar toda una serie de decisiones de envergadura para reorganizar a fondo la Documentación de RTVE:

Tareas previas a cualquier reorganización:
  1. Elaborar un censo del personal que realiza funciones contempladas en la definición del subgrupo de Documentación y determinar exactamente los recursos humanos disponibles. Crear un comité de Documentación que valore la asignación puesto/categoría.
  2. Realizar un inventario de todas UDD (haciendo constar tipos de soporte, tipos de contenido, periodo cronológico que abarca, cuantificación de los fondos), así como un inventario exhaustivo de fuentes de información (relación de ficheros manuales y bases de datos, tanto en línea como de acceso local).
  3. Unificar las múltiples áreas de Documentación de las distintas sociedades de RTVE bajo una única dirección y adscribir todas las UDD a dicha dirección.

Una vez establecido el nuevo marco general de organización, se pasaría al proceso de adaptación de Documentación al entorno multimedia:
  1. Inventariado de los fondos de cada UDD, registrando informáticamente cada documento con unos datos básicos de catalogación.
  2. Mecanización de los ficheros manuales existentes.
  3. Armonizar las normas de catalogación y los thesauri de las UDD con vistas a unificar o cruzar aquellas bases de datos que contengan referencias sobre documentos de la misma naturaleza.

Una vez logrados los tres objetivos anteriores, nos hallaríamos en condiciones de orientar el trabajo dentro de un entono propiamente multimedia (figura 4):
  1. Desarrollo de un modelo de metadatos para un entorno multimedia, en línea con los criterios y estándares que marquen la European Committee for Standardisation y la Information Society of Standardisation (9), a través del grupo de trabajo Metadata for Multimedia Information.
  2. Recatalogación y reindización automática de los registros de las distintas bases de datos; migración de datos a las nuevas bases, reunificadas en función del tipo de documentos que gestionan; revisión de las referencias para control de errores en la migración, eliminación de duplicados y homogeneización de la información.
  3. Establecimiento de criterios para la digitalización a baja resolución de los fondos documentales: determinar qué documentos se digitalizan y qué parte de ellos.
  4. Diseño de interfaces sencillos de consulta de las bases de datos para usuarios no expertos.
  5. Integrar en una misma plataforma de trabajo las distintas áreas de RTVE para la introducción de información en las bases de datos de forma cooperativa: Realización, Producción, área de adquisiciones de producción ajena, Comercialización, Emisiones y Documentación.


    Figura 4 (grande)

  6. Redefinir el papel del documentalista en el entorno multimedia, una vez que los usuarios han ganado autonomía en la recuperación y la introducción de información se ha universalizado dentro de la empresa. Crear un plan de formación específico para estos “nuevos documentalistas”, que incida en la polivalencia de tareas dentro de las funciones propias de un documentalista.
  7. Establecimiento de mecanismos de control de la calidad de la información en las bases de datos, detectando errores de mecanización, inadecuadas aplicaciones de normas de catalogación e indización, y paliando vacíos documentales. Establecimiento de controles a lo largo de la cadena documental, desde dentro y fuera del área de Documentación, que garantice un buen feed-back entre los gestores de la información y los usuarios finales.
  8. Crear modelos de análisis económico para determinar la relación costes/ingresos en el área de Documentación, modelos que valoren adecuadamente servicios difícilmente cuantificables al no incidir directamente ni en la productividad ni en los beneficios económicos de la empresa.
  9. Automatización progresiva de la cadena documental mediante dispositivos de reconocimiento de la voz, reconocimiento de rótulos y subtítulos sobre imágenes en movimiento, reconocimiento de las propias imágenes, sistemas automáticos de indización mediante programas de inteligencia artifical, automatización de la gestión del depósito mediante la introducción de robots, etc.
  10. Reconvertir el Centro de Documentación en una unidad con una óptima relación coste/beneficio, gestionando de forma eficaz los fondos que custodia, dando soporte científico de alto nivel para la elaboración de nuevos contenidos, que estén a la altura de la función pública que desempeña RTVE, participando activamente en los foros y grupos de investigación interdisciplinarios en el ámbito de las nuevas tecnologías de la información, y ofreciendo asesoramiento en el tratamiento y gestión de materiales audiovisuales a otras instituciones similares, públicas o privadas.

(1) Presentación de la ponencia “La televisión pública como servicio esencial. El archivo audiovisual” en el congreso de la FID celebrado en Madrid, y que posteriormente fue publicado en: MARTÍNEZ ODRIOZOLA, Edith, MARTÍN MUÑOZ, Javier y LÓPEZ PAVILLARD, Santiago: “La televisión pública como servicio esencial. El archivo audiovisual”, en Documentación de las Ciencias de la Información, nº17, Madrid, 1994.
(2) MARTÍN MUÑOZ, Javier y LÓPEZ PAVILLARD, Jacobo: “La documentación audiovisual en RTVE”, en Documentación de las Ciencias de la Información, nº18, Madrid, 1995.
(3) CORNELLA, Alfons: “Bits que se evaporan, papel que pervive...”, en EXTRA!NET, nº332, 21 de abril de 1998.
(4) MARTÍN MEJÍAS, Pedro: “Los nuevos documentalistas y las expectativas de las empresas”, en CLIP - Boletín de la SEDIC, nº28, invierno de 1998, pág.6.
(5) Http://www.foyer.de/euromedia/summary/summary.html.
(6) Http://www.virage.com
(7) Proyecto Pop-Eye de la Unión Europea.
(8) http://www.rtve.es.
(9) http://www.cenorm.be/isss/default.htm.

Notas biográficas

Javier Martín Muñoz. Licenciado en Filosofía, Master en Informática y Experto en Documentación, ha desarrollado la mayor parte de su actividad profesional en RTVE. Docente en diversas instituciones académicas, ha publicado en revistas nacionales y extranjeras distintos estudios y trabajos sobre documentación audiovisual. En la actualidad trabaja en la preparación de su Tesis Doctoral.
Jacobo López Pavillard. Documentalista, responsable de la Documentación en TVE Temática, ha publicado diversos trabajos sobre la documentación audiovisual en España, y sobre programas de financiación de la Unión Europea. Imparte cursos de Internet para Documentalistas en distintas instituciones académicas.



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