4. LA CADENA DOCUMENTAL.

Los Centros de Información y Documentación tienen un objetivo esencial consistente en ofrecer al colectivo de usuarios para el que trabajan la información que necesiten, bien sea de forma puntual o de forma permanente, en respuesta a una demanda concreta o bien anticipandose a sus deseos y, todo ello, con la mejor relación calidad-precio posible. Para ello deberán articular una serie de operaciones que, en conjunto, constituyen la cadena documental, integrada por operaciones de entrada y tratamiento, operaciones de salida y difusión y operaciones de mantenimiento.

4.1. Operaciones de entrada:

Son aquellas que conducen a la formación de los depósitos de documentos y a la producción de representaciones de estos que formarán los ficheros interrogables, manuales o informáticos. Son las siguientes:

-Selección y adquisición de documentos: Es la operación por la cual el Centro de Documentación determina los documentos que serán procesados y, en su caso, adquiridos. Esta operación exige el conocimiento, por parte de la persona o personas encargadas,

de toda la producción documental del área en la que se está trabajando. El establecimiento de una política de selección adecuada irá en función de los factores siguientes: Personal y recursos disponibles; Especialización del centro; Objetivos y prioridades; Naturaleza del centro; Tipo de servicios y usuarios; y Relaciones con otras unidades.

-Análisis documental: Es el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a su forma original, con el fin de facilitar su consulta o su recuperación posterior. El Análisis documental gira en torno a dos polos: La descripción física del documento (catalogación) y la descripción de su contenido para su ordenación o localización (clasificación o indización) y para su conocimiento e información (resumen analítico). La suma de todas las operaciones dará lugar a nuevas formas de representación del material analizado: Catálogos, ficheros, boletines bibliográficos, etc.

La operación que describe el documento para su identificación física se llama catalogación y se rige por una serie de instrucciones o normas convencionales universalmente aceptadas para cada tipo de documento. La norma más extendida es la ISBD (International Standard Bibliographic Description), dentro de la cual están la ISBD(M), para monografías, ISBD(S), para publicaciones periódicas o ISBD(ME) para materiales no librarios, es decir, video, películas, etc. El propósito de la descripción física es suministrar una representación del documento que lo describa de forma única, sin ambigüedades, y que permita luego identificarlo, localizarlo, incorporarlo a los ficheros y catálogos, o solicitar un ejemplar cuando se requiera.

La indización es la operación por la cual se escogen los conceptos más adecuados para representar el contenido de un documento (es decir, los temas que éste trata) y la traducción de estos conceptos a términos extraídos de un lenguaje documental (Tesauro o clasificación). Con ello se pretende desarrollar un sistema que permita la búsqueda de los documentos por los temas que tratan. Es por lo tanto la operación central de todo sistema documental, tanto para el almacenamiento como para la recuperación de la información.

El resumen analítico, por último, es una breve exposición del contenido de un documento en la cual se indica el carácter del mismo, su contenido y las conclusiones a que llega. Tiene por objeto mejorar los resultados de la difusión ofreciendo al usuario una visión clara del contenido de un original, llegando en ocasiones a sustituirlo.

-Almacenamiento: Es la operación consistente en ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para su conservación y uso. Todo documento mal ordenado es un documento virtualmente inexistente. En general hay dos modalidades diferentes de almacenamiento: la primera es un sistema numérico por el cual se asigna un número diferente a cada documento y se ordenan correlativamente; la segunda modalidad se basa en una clasificación sistemática por la cual se ordenan los documentos en función de su contenido. Para definir la modalidad de almacenamiento y el mobiliario necesario habrá de tenerse en cuenta la frecuencia y tipo de uso que se haga de los documentos, el espacio del que disponemos y los agentes de deterioro que actúen sobre los documentos.

4.2. Operaciones de salida. La difusion.

La difusión es el proceso por el cual se transmiten al usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo Centro recoge y procesa información con el propósito de difundirla, siendo la difusión la verdadera razón de ser de la Documentación. No hay una forma única de difusión, sino diferentes tipos de productos y servicios capaces de vehicular información hacia los usuarios. Sin embargo, con el objeto de sistematizar pueden distinguirse dos formas básicas de difusión, la difusión bajo demanda y la difusión documental.

La difusión bajo demanda se realiza cuando el usuario se dirige al Centro de Documentación con el objeto de solicitar una información concreta. Conocida la demanda el documentalista interroga el sistema a partir de distintos parámetros como el tema de la búsqueda, los motivos de la búsqueda, el grado de detalle necesario, los tipos de documentos que el usuario desea (Libros, revistas, informes de trabajo, folletos, literatura comercial, etc.), el punto de vista, las formas de tratamiento, las localizaciones espacio-temporales, las fuentes concernidas y dispersión de la información entre ellas. Un aspecto importante a tener en cuenta es que el diálogo documentalista-usuario debe aclarar de la mejor forma posible el deseo real del usuario, con el objeto de interrogar al sistema de forma pertinente, escogiendo las fuentes óptimas y el vocabulario adecuado.

Igualmente puede considerarse difusión bajo demanda la consulta en línea a una Base de datos. Realizando la búsqueda bajo los mismos parámetros pero sin la mediación de un documentalista de la propia Base de datos, el usuario puede obtener la información, bien sea referencial o bien texto completo, en su propio ordenador.

En cuanto a la Difusión documental es aquella que implica iniciativa por parte del Centro de Documentación. Este deberá estudiar a sus usuarios con el objeto de averiguar qué tipo de información necesitan y cómo desean obtenerla para poder prever el sistema de difusión adecuado. Dentro de la difusión documental veremos separadamente la difusión de documentos primarios, la difusión de documentos secundarios y la difusión selectiva de información.

- Difusión de documentos primarios. Junto a la tradicional consulta directa en una unidad de información, ya sea en acceso controlado o libre acceso, o el Préstamo, se pueden ennumerar otrs formas de difusión de documentos primarios como el establecimento de circuitos de circulación de documentos o la creación de dossieres y revistas de prensa.

Es importante incluir aquí la difusión de documentos en soporte distinto al original, que ha tomado un auge especial con la introducción de la tecnología informática y de telecomunicaciones. Se incluirían aquí en primer lugar las microformas (microfilms y microfichas). El coste no es elevado, ocupan poco espacio y son cómodas para enviar por correo. Su principal problema es que el usuario necesita de un aparato especial, un lector de microformas, para poder leerlas. La fotocopia es otro modo de difusión de documentos primarios. Es un medio cómodo pero caro, y sólo aplicable a documentos poco voluminosos. Plantea problemas de derechos de autor. Y tambien incluimos los material registrados en soporte informático, como disquetes, cintas, etc..

Sin embargo, todas estas formas de difusión se van a ver afectadas, e incluso sustituídas, por la transmisión a distancia de información: Correo electrónico, telefax, etc. Esta forma de difusión está suponiendo una verdadera revolución especialmente desde la expansión universal de las redes de transmisión de información, especialmente INTERNET, a las cuales se conectan permanentemente millones de usuarios de todo el mundo que la utilizan para intercambiar información de todo tipo.

-Difusión de documentos secundarios. Los documentos secundarios son los productos propios del Centro de Documentación. La mayoría de Centros de Documentación elabora algún tipo de publicación secundaria que difunde hacia los usuarios. Hay que tener en cuenta que un porcentaje alto de usuarios no desea ir al Centro de Documentación a recoger información, prefiriendo recibir esa información elaborada en su lugar de trabajo o en su domicilio. Sin embargo hay que tener en cuenta que para desarrollar productos secundarios se debe tener un número elevado de usuarios con intereses similares, con el objeto de que los documentos editados satisfagan al mayor porcentaje posible de usuarios. Son productos documentales secundarios los siguientes: Boletines de adquisiciones, Bibliografías de novedades, Bibliografías retrospectivas, Bibliografías analíticas, Boletines de resúmenes, Indices y Boletines de sumarios.

A ellos se suma la tendencia actual a difundir información en soportes de memoria ópticos (CD-ROM, Discos óptico numéricos) basados en tecnología laser que, por su enorme capacidad de almacenamiento se han transformado en un vehículo de difusión no ya de bibliografías o instrumentos de referencia parciales sino de bases de datos completas y actualizadas y de colecciones de textos integros organizados.

4.3. Operaciones de mantenimiento.

Son aquellas que permiten llevar a cabo y mejorar las funciones básicas de la cadena documental: Selección, elaboración o mejora de los útiles conceptuales utilizados (Tesauros, normas, programas, etc.) y de los equipos técnicos necesarios; Planificación, organización y gestión de los centros); Establecimiento de circuitos de circulación de documentos; Promoción de la publicación y edición; Formación de usuarios.

En definitiva, el trabajo del centro de documentación consistirá, en cierto modo, en la transformación de documentos originales en instrumentos de referencia que los representen destinados a facilitar a los usuarios la colecta de

informaciones útiles para sus necesidades concretas.

Y señalaremos, por último que todas estas funciones tomarán características especiales según el tipo de centro del que se trate, sean centros especializados en la colecta y difusión de documentos primarios (bibliotecas, filmotecas, etc.), sean centros de difusión de información secundaria o bien sean centros de análisis de información, aunque todos ellos responderán al esquema básico aquí expuesto.

4.4. Tipología de centros de información y documentación.